想提高工作的品质和效率 做一份整体项目设计图

　　【本文节选自《麦肯锡高效工作法》，作者大岛祥誉，译者朱悦玮，北京时代华文书局。网易蜗牛读书，每天免费读书1小时。】

　　很多人都会将每天应该做的事情写出来并做一个To Do List。但是，如果没有把握工作的整体情况，那么在工作中还是有可能出现遗漏或者延迟。毕竟健忘是现代商务人士的通病。对日常工作进行安排的时候，关键在于不要只思考今天一天的工作，而是要将今天放在整体的时间表里进行思考。就算做了To Do List，但如果总是忙于眼前的工作，那就无法从整体上对工作进行把握，最终落得一个时间即将结束工作却来不及做完的结果。为了使整体设计图能够一目了然，关键在于将其总结在一张纸上。也就是在一张纸上将所有的作业项目、最终成果物，一览无遗地总结在一起（关于找出作业项目的方法将在后文中详述）。根据整体设计对工作进行安排，就可以同时应对多项任务。绝大多数的工作都不是那种只需要将力量集中于一项工作之上就完成的单项任务，而是非常复杂的多项任务，需要同时进行多项工作。因此，在整体设计图上不能只有一项工作，而是需要将其他工作也全都考虑进来，这样可以同时把握多个项目，从而更加合理地对工作进行计划和安排（参考下方图）。每天在开始工作之前都先通过这张设计图来把握工作的整体情况，挑出今天应该做的工作，找出最消耗时间的工作。然后以这些作业为中心从紧急度最高的工作开始逐一开工，临近期限的工作要最优先完成。尽管以一天为单位制作To Do List也很重要，但以整体设计图为基础，在把握工作整体时间表的前提下制作To Do List更加重要。在制作To Do List的时候，漫不经心地想到哪做到哪是绝对不行的。

　　而且，在明确了今天应该做的工作之后，就应该把力量都集中在这项工作上。要想提高工作的品质和效率，关键在于把注意力都集中在正在进行的工作上。如果在做一项工作的时候脑袋里还想着别的工作，就会导致注意力不集中，从而影响工作的品质和效率。掌握最小化思考法的人在制作完To Do List之后，就会立刻将注意力都集中在眼前的工作上。整体设计图要一目了然很多人都习惯将需要做的工作和安排写在笔记本上，但我并不赞同这种方法。正如前文中提到过的那样，在对工作进行安排时，整体设计图也就是把握整体情况十分关键。如果将整体设计图分成好几页，那么在视觉上就很难对整体情况进行把握。最理想的情况是能够对从开始到结束的全部情况都一目了然。从这一点上来说，笔记本因为受本身尺寸的限制，所以很难做到一目了然。虽然大尺寸的笔记本可以解决这个问题，但尺寸太大的笔记本又存在不便于携带的问题。我一般只用笔记本对商谈、会议等预约情况进行时间表管理，以及将本周要做的事情列举出来。至于整体设计图，我则不会用笔记本来制作。