怎样用 Excel 做数据分析才有效

　　在销售会议上，如果你只用这一句话就结束了关于「上个月的销售情况」的报告，会怎样呢？

　　可能有人会对你提出这样的疑问，如果你回答不上来，就有必要认真学习商业数据分析的基础知识。

　　实际上，这里有个很大的课题。在公司内部累积了各种各样的数据，但在大多数情况下这些数据都没有得到充分利用。因为没有人知道为了提高收益进行现状分析、设定目标、制定计划，应该如何灵活运用这些来之不易的数据。所以也无从下手。

　　首先，将数据细致拆分到某种程度。比如「销售额」这种数据，可考虑从以下角度进行划分。

　　接下来，将这些拆分后的数字资料与其他数据做对比。「与某个标准相比，是高还是低？」如果不运用这样的指标，就无从评价这些数据是好是坏。

　　「上个月的销售额为 3000 万，与去年同期相比增加了 112%，达到目标达成率的 108%。」

　　「按商品类别来看后，A 商品占全体的 70%，可以说销售额大多来自这个商品。」

　　从销售额减去劳动成本、原价等，可得到的「毛利」、「毛利率」等数据，验证这些数据时不仅要从销售额出发，还要以「销售件数」为着眼点进行分析，这也是非常重要的。

　　像这样的说明，并不是只有掌握了丰富的商业知识与经验才能做好。事先了解工作中需处理的数据的基础，之后利用简单的除法运算，谁都能够做到。

　　但是，突然让你「分析商务数据」，你也不知道如何分析数据资料，也不知道应该和什么样的数据做对比，这样你就会被困在 Excel 的数据中，即使花费了大量的时间，也无法得到满意的结果。在此，希望大家掌握分析商业数据上的三大基础指标。

　　在企业中评价销售额成绩的第一大指标，就是同比率。也就是说，与去年相比销售额是增长还是减少的数值。

　　销售额少于去年的话，可以对这一数据进行进一步的分析，研究同期增长率，找出销售额下降的主要原因。当然，有时比如由市场变化导致的销售额下降，这种无法明确其中原因的情况也是存在的，也有「某公司的大客户公司倒闭导致整体业绩下滑」这样问题并不出在自己公司的情况。无论是哪一种，都能分析出「销售额下滑」这一状况的原因所在。这种分析都可以从同比率这种简单的除法中看出来。win10专业版激活密钥

　　分析同比率最重要的一点是「同一时期、同一期间与去年作比较」。商务活动十分容易受到季节变动的影响。受季节变化、节假日影响较大的日本，同一款商品在不同季节的销路都会发生变化，季节不同，畅销商品也不一样。因此，需要大家思考以下这些问题。

　　有时候可以用「与上个月相比销售额是否有所增长」来进行分析。比如「9 月份游乐场的游客数比上个月下降了 40%」这样的结果，因为 8 月份为暑假期间，得出这样的结果并不奇怪，但如果与去年的 9 月份相比游客也是大幅减少的话，就能够快速判断出入园人数其实是在减少这种倾向。接下来，就可以面向 10 月份想出解决对策，付诸行动。

　　所谓达成率，即「预算金额」与「实际金额」的比率。这里的「预算金额」就是指目标。也就是说，达成率表示的是「高于还是低于目标金额」的指标。

　　「预算」在达成率中表示目标值，而有一些文化企业将「预算」这个词作为「公司可使用的资金」的意思来使用。但是，「预算与实绩管理」这个词是商务经营的基本用语，预算这个词本身就含有目标的意思。希望大家有所了解。

　　全公司的销售总额等整体的统计数据，有必要进一步计算出详细的数据。像前文中提到的，我们可以从以下的角度进一步分析数据。

　　以这些标准分析得出的各个构成要素在整体中占有的比例，这个比例数字就是结构比率。也被称作「份额」「构成比率」。由此，可以分析出各个要素的贡献度、偏重比例、依赖程度等。

　　像这样只看见实际数据，只能大概了解每名负责人之间的业绩对比，做出非常模糊的判断。最多得出这样的结论：

　　我们经常可以听到这句话：用数据说话增加说服力。即使知道「每一名销售人员的销售额的业绩」的数据也没有任何意义。「用数据说话」最为重要的基础事项在于：

　　如此一来，大家就会知道每一名负责人销售额所占比例。将数据制作成图表的话，就会一目了然。

　　即使是口头说明，像下面这样解说的话，讲话人的说服力、聆听者的理解程度也会截然不同。

　　「最多的」这种措辞非常幼稚，而「占整体的 43%」这种说法只是将前者转为带有百分比数据的表达方式，就迅速变成了商务级别的对话级别。

　　当然，只是改变表达方式并不是我们的工作。「了解了这一事实，接下来要采取什么行动」，将获得的数据作为下一次的计划、行动的根据来使用，才是分析数据的重点。

　　这是某企业的全国各分公司的销售额数据，这张表格里含有同比率、达成率和各分公司在所有分公司的销售额中所占的比率。除了同比率，其中还有一个指标表示实际差额——「去年差额」。另外，同时比较同比率与达成率，以及在表格中添加结构比率这些数据也有重大意义。其中最重要的是要明确这些问题：

　　首先，在表格中添加同比率，以及表示实际差额的去年差额的意义是什么？比如说，以酒税区分「啤酒」为例，来看一下首都圈与冲绳的同比率吧。

　　首都圈的同比率为 107%，冲绳是 132%。首都圈的同比率为 107% 这个数据表示对比去年有所增长，可以说是个很好的成绩。但是与冲绳的 132% 比较后，就能得出「冲绳比首都圈地区增长得更多」的结论。另外，也会这么想「冲绳的销售人员比首都圈的更加努力，因此获得了比去年更好的成绩」。

　　这时，除同比率的数据外，如果设有表示与去年的实际差额的「去年差额」项目，就能从另一个的角度解读这份资料了。确实，冲绳地区的销售额销售人员在努力增加销售额，所以同比率的数据比较高。但是，同比率这种表示增长率的指标，如果分母小的话，那么得出的结果会呈现出大幅增加的状态。因此，

　　以百分比表现数据很重要，但是反过来说，「百分比也要和实际数字一同解释说明」。如「利润率」这一指标很重要，但比较各企业经营情况的时候不能只比较利润率，同时还应比较「利润额」，这样才能做出最正确的判断。

　　我们来对比一下首都圈的同比率和达成率吧。同比率为 107% 意味着今年的销售业绩超过了去年，而达成率的 86% 意味着远远未达到预算目标。这时就会引出一个疑问：

　　有些公司会把是否达成预算（目标）作为评价销售经理或者销售部门业绩的考核标准。那么要采用这样的指标当然需要设置一个合适的目标值。如果设定了无论如何都达不到的目标，没有达到目标就无法得到认可……但人类是情感动物，这样做会打击员工的积极性。

　　这种情况下，作为检验目标值是否恰当的方法之一，可以比较同比率和达成率。也就是说：

　　「虽然销售额同比率为 107%，但是这个数字远远未达到目标值，这是否说明原来设置的目标值过高？」

　　这时，如果只是提出「目标值设得过高」也没有任何说服力。而通过展现同比率这一指标，

　　「虽然同比率达到了 107%，却还是远远没有达到目标值，这样的目标值到底是如何计算出来的呢？」