利用“鱼骨图”加强逾期应收账款管理

　　新年伊始，财务部门正忙于盘点，加强催收工作。鱼骨图是由日本管理大师石川馨先生所发明出来的，故又名石川图。画鱼骨图是一种发现逾期应收账款问题“根本原因”的方法。它也可以称之为“因果图”。

　　画鱼骨图的第一步是画一条主干骨及鱼头，将要解决的问题写在鱼头之上，第二步是要为这条骨头加工画大骨了。一般画6条大骨，与主骨呈60度角。这6条大骨就是分析问题的6个方面。

　　步骤分为：一是查找要解决的问题；二是把问题写在鱼骨的头上；三是召集同事共同讨论问题出现的可能原因，尽可能多地找出问题；四是把相同的问题分组，在鱼骨上标出；五是根据不同问题征求大家的意见，总结出正确的原因；六是拿出任何一个问题，研究为什么会产生这样的问题；七是针对问题的答案再问为什么？用“打破砂锅纹（问）到底”的方式连续问5个问题；八是当深入到第5个层次后，认为无法继续进行时，列出这些问题的原因，然后列出至少若干解决方法。

　　鱼骨图也可以用于逾期应收账款的管理，财务部门以及其他相关部门的同事可以进行头脑风暴法。尽量鼓励大家畅所欲言，对于逾期应收账款可以找出如下的主骨问题：应收账款指标考核指标、会计账务处理、信用管控、催收应收账款、发票等单据、双方计算应收、应付款时间起点不一致、客户分级等问题。

　　在找出这些主骨的基础上，接下来就要找出相应的原因并在鱼骨上标出以下内容。

　　关于应收账款指标考核体系的问题的细分：公司片面追求销售业绩、销售人员的奖金提成只是与销售额挂钩。

　　关于账务处理的问题：销售客户的明细账张冠李戴、收到的款冲账时，该冲销的客户账没有冲销，反而把不该冲销的冲销了。

　　关于信用管理方面的问题：没有信用管理制度、没有专门的信用机构来处理客户的信用额度、没有在ERP 系统中维护与更新、超信用额度发货审批制度不全。

　　关于应收账款催收的问题：财务部门无专人催收、未定期编制对账单与客户对账、未进行财务指标分析、销售部门不配合、有催收但缺乏技巧、过期应收账款系统没有提示。

　　关于发票单据不齐，客户无法入账的问题：客服部门发货时忘记了提供所有资料给海内外客户、增值税发票遗失，客户无法入账。

　　关于双方计算应收、应付款时间起点不一致的问题：销售方以发出商品的时间作为确认收入和应收款的时间，客户以收到并验收的时间作为入库及应付款确认的时间、对方收货后不验收造成入账时间滞后。

　　关于客户方面的问题：诸如现金流是否短缺、客户信用情况如何以及主观上是否有拖欠货款的故意，是否有足够的现金支付货款等。

　　在找出问题的基础上，现在需要对所列示出来的每个问题分别追问原因。比如公司信用管理的问题，问为什么没有信用管理？答是因为人手不够。问为什么人手不够？答是因为管理层认为不需另外设立信用控制部门。问为什么不要设立？答是因认为信用控制过多将会限制销售。问为什么会限制销售？答是因为要进行信用调查会浪费很多时间。问为什么会浪费时间？答是因为制度流程不合理……

　　针对应收账款指标考核体系的问题的对策：改变考核指标，充分意识到超期应收款对企业流动资金的影响；将回款与销售人员的催收货款捆绑在一起，促使销售人员既有压力又有动力来强化应收账款的管理。

　　针对账务处理问题的对策：将发生的差错率与绩效奖金挂钩，并由主管帮助促使经办人员提供准确率，加强复核工作。针对信用管理方面问题的对策：明确由专人定期在ERP系统中更新、超信用额度的发货要经过特别授权审批。

　　针对应收账款催收问题的对策：明确专人催收、进行应收账款催收课程的系统培训提供催收技巧、每月设定应收账款周转率, 占营运资金的百分比等分析，编制及更新账龄分析表并与客户对账、将销售部门加入到催收队伍中来。开发应收账款到期预警系统、更新客户的有关信息。

　　针对发票单据不齐，客户无法入账问题的对策：寄往客户的文件资料要核对及复核，开具的增值税发票要登记签收回传。

　　针对双方计算应收、应付款时间起点不一致问题的对策：按照会计准则确认收入、在合同中要明确收货后几天之内必须完成验收。

　　针对客户方面的问题，如果属于主观上的问题，则是注意催收技巧，或是以停止再发货作为结清前欠货款的条件；对于拖欠情况严重的客户，企业可以考虑聘请律师发律师函或者采取诉讼等方式来协助处理逾期货款。